Списки рассылки - Общая информация
Что такое список рассылки?
Список рассылки - это список распространения, позволяющий группе подписчиков автоматически получать по почте все сообщения, отправленные в список рассылки: каждое сообщение, отправленное в список рассылки подписчиком, будет получено всеми остальными подписчиками. Когда подписываешься на список рассылки, становится возможным отправлять сообщения, отвечать на них или просто читать без всякого активного участия.
Особые случаи:
- Иногда можно отправить сообщение в список рассылки, не подписываясь на него. Однако, чтобы получать сообщения, необходимо подписаться.
- Иногда невозможно отправлять сообщения в список рассылки, на который Вы подписаны: это бывает в случае извещающих списков рассылки, которые используются для передачи информации от единственного отправителя к большому количеству получателей.
Interest of mailing lists
Люди подписываются на списки рассылки для того, чтобы получать информацию на определённые темы и стать участниками обмена информацией на эти темы. Например:
- список рассылки для всех сотрудников компании;
- список рассылки, предназначенный для участников какого-либо проекта;
- список рассылки, выделенный для группы учащихся (студентов);
- список рассылки о последних новостях в компьютерной безопасности;
- mailing list of mutual aid between handymen;
- внутрисемейный список рассылки, посвященный организации больших семейных сборов;
- and so on!
Виды списков рассылки
There are thousands of mailing lists of all kinds on the Internet: public or private, free or not, with subscription subject to conditions or not, etc. Those lists may have from a dozen up to several thousand members.
According to the way they work, we can distinguish between two types of lists:
- Announcements lists allow subscribers to receive messages without being allowed to post some themselves. In fact, those messages are newsletters: electronic magazines, daily services (daily horoscope, daily weather report, daily security alert, etc.), update notices about a website, etc. With this type of mailing list, the information flows from a unique sender to a large number of recipients.
- Discussion lists allow all subscribers to take part in exchanges. Those lists can be moderated or not:
- In a moderated discussion list, messages are transmitted to all subscribers after approval by one of the list moderators. Moderation is a token of quality for the list. For example, it ensures that subscribers will not receive off-topic messages, unsolicited commercial messages (spams), messages containing large attachments, etc.
- In a non moderated discussion list, messages are transmitted to all subscribers as soon as the mailing list management robot receives them.
Features
Once subscribed to a mailing list service, you can:
- search for mailing lists matching your main interests or your particular situation;
- manage your subscriptions:
- subscribe to lists,
- unsubscribe from lists to which you are subscribed,
- change your subscriber options list by list,
- change your general preferences, which apply to the whole mailing list environment (name, password, language of the mailing list web interface, etc.);
- use mailing lists:
- read the online message archive of lists to which you are not subscribed if that archive is public and if your personal rights allow you to access those lists,
- read the archive of lists to which you are subscribed,
- perform searches in the list archive,
- send messages to lists to which you are subscribed,
- download documents from the shared document web space,
- upload documents in the shared document web space;
- manage mailing lists:
- create new lists (restricted access) - subject to authorization,
- configure lists you own,
- manage subscriptions,
- manage the shared document web space,
- moderate lists for which you are a moderator.
How the mailing list service works: roles and responsibilities
Сервис списков рассылки использует четыре типа ролей:
- глобальный администратор;
- владелец;
- модератор;
- подписчик.
Возможно совмещение нескольких ролей (например, Вы можете быть владельцем и модератором одного списка рассылки и подписчиком в нескольких других)
Глобальные администраторы
Глобальные администраторы возглавляют управление службой списков рассылки. Их задачи:
- управление сервером списков рассылки (разработка, обслуживание, и так далее);
- определение основных направлений службы списков рассылки:
- кому может быть разрешено запрашивать создание списков рассылки,
- какие настройки будут доступны для управления списками рассылки (определение сценариев),
- what the default files will contain (creation of templates),
- what will the mailing list web interface look like;
- set the way the mailing list service should be used and document those rules through providing charters to subscribers, moderators and owners;
- approve of requests of mailing list creations;
- temporarily replace list owners when necessary; on the other hand, listmasters are not supposed to take the place of moderators.
List owners and moderators can turn to listmasters when they face a problem not dealt with by the documentation or for any comment. However, in order not to flood listmasters with messages, it is recommended that subscribers rather turn to list owners.
Owners
The list owner is generally its creator or, failing him/her, the person who requested the list creation or who became responsible for it. His/her role:
- define the way the list will be used;
- write a list charter aimed at subscribers;
- appoint one or several moderators;
- manage subscriptions and unsubscriptions;
- decide whether it is relevant to put a shared document web space at the subscribers' disposal;
- answer questions from subscribers and potential subscribers about the list;
- etc.
A list can have several owners. However, the 'Privileged' profile is reserved to the list's creator; other owners have a 'Normal' profile, which has fewer prerogatives.
Moderators
Moderators are appointed by the list owner. They are in charge of controlling the relevancy of the messages sent to the list: after reading them, they choose to accept or to reject them . Moderation occurs before the message is actually sent to subscribers. Rejection of a message is possibly followed by a notice to the sender in order to explain the reason for that rejection.
A list can have one or several moderators; generally, the list owner is also a moderator.
This concerns only moderated lists.
Regulatory framework
The use of a mailing list service means respecting a number of rules:
- In most mailing list services, subscribers receive a 'List subscribers charter' on subscription. Then they are obliged to respect all the rules contained in that charter.
- If available, list owners and moderators have to conform to the 'Owner and moderator charter'.
- The use of mailing lists naturally means respecting the rules of good practices as regards to email.
To know more, refer to the section dedicated to good practices for subscribers and to the section about good practices for owners and moderators.